Abril 2023 - Programa de Cumplimiento Normativo de Lost Mountain Investments S.L. y sus filiales españolas (grupo LMI)- Reglamento del Canal Ético

Índice de contenidos:

Título I.  Alcance del Canal Ético

Con fecha 20 de febrero de 2023, se aprobó en España la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Esta Ley establece que determinadas entidades del sector privado estarán obligadas a implementar el canal ético o de denuncias y concretamente, Las personas jurídicas con más de 50 trabajadores.

Artículo 1. Objeto

1.1. Este documento tiene por objeto regular las normas de funcionamiento del Canal Ético implementado por Grupo LMI, definiendo el estatuto jurídico de denunciante y denunciado, así como las funciones y responsabilidades de cada uno de los órganos implicados en su gestión y el procedimiento de tramitación de las denuncias.

1.2. Con fecha 20 de febrero de 2023, se aprobó en España la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en la que se establece que determinadas entidades del sector privado estarán obligadas a implementar el canal ético o de denuncias y concretamente aquellas personas jurídicas con más de 50 trabajadores.

1.3. En la actualidad Grupo LMI está compuesto por tres empresas españolas:

• • Lost Mountain Investments S.L., con C.I.F. B-99320483,
  • Nologin Consulting, S.L.Unipersonal, con C.I.F. B-50856913 ambas con domicilio social en Avda. de Ranillas 1D, 50018 Zaragoza (España) y
  • Nologin Oceanic Weather Systems, S.L.Unipersonal, con C.I.F. B-72756828 con domicilio en C/ Lope Gómez de marzo, s/n – Campo Sur, 15705 Santiago de Compostela (A Coruña).

Artículo 2. Ámbito subjetivo

2.1. El Canal Ético de Grupo LMI, se pone a disposición de todos sus miembros, así como de sus clientes, partners y proveedores, para que pongan en conocimiento de ésta cualquier sospecha o conocimiento de alguna irregularidad comprendida en el ámbito objetivo y que haya sido, esté siendo o vaya a ser cometida por un miembro de Grupo LMI y sus filiales españolas en el ejercicio de sus funciones dentro del Grupo Empresarial.

2.2. A estos efectos, se consideran “miembros de Grupo LMI”

(i) los integrantes de los órganos de administración de las sociedades que conforman Grupo LMI,

(ii)los altos directivos y mandos intermedios y

(iii)el personal, por cuenta propia o ajena, que preste sus servicios en nombre y por cuenta de Grupo LMI y sus filiales españolas, con independencia de la modalidad o duración de su contratación.

2.3. Asimismo, se hace constar expresamente que, de conformidad con lo establecido en el Código Penal, todos los miembros de Grupo LMI tienen la obligación de denunciar cualquier irregularidad comprendida en el ámbito del Canal Ético de la que tengan sospecha o conocimiento.

2.4. No obstante lo indicado en el párrafo anterior, en el supuesto de que el Compliance Officer tenga sospecha o conocimiento de la posible comisión de una irregularidad comprendida en el ámbito del Canal Ético, éste podrá iniciar de oficio un procedimiento de investigación, siguiendo el procedimiento y fases establecidas en el presente reglamento.

Artículo 3. Ámbito objetivo

3.1. Las conductas que podrán ser objeto de comunicación a través del Canal Ético son hechos u omisiones que constituyan violaciones de la legislación vigente y/o incumplimientos de los valores, pautas de actuación o normas de conducta recogidas en el Código Ético y de Conducta.

3.2. Se hace constar expresamente que el Canal Ético no está concebido como un medio para la remisión de dudas, consultas, sugerencias, quejas o para la comunicación de otras conductas no incluidas en el ámbito objetivo antes indicado, para lo cual las filiales del Grupo LMI disponen de otros canales habilitados al efecto.

Artículo 4. Contenido de las denuncias

4.1. Las denuncias que se remitan a través del Canal Ético deberán contener, al menos, la siguiente información:

• • Identificación de la persona que realiza la denuncia con expresión del nombre completo, relación con la Sociedad y documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte).
  • Datos de contacto del denunciante (dirección de correo electrónico y, en su caso, número de teléfono).
  • Identificación de la persona o personas denunciadas, en caso de conocer su identidad, y su relación con la Sociedad.
  • Descripción clara y detallada de los hechos denunciados (momento y lugar de ocurrencia, posibles testigos, relato fáctico…).
  • Documentación soporte de la denuncia, en su caso.

4.2. Todas las denuncias deberán estar sustentadas en un principio de prueba que permita acreditar los hechos denunciados, al menos, con carácter indiciario.

Título II.  Procedimiento de tramitación de las denuncias

Artículo 5. Forma de remitir las denuncias

5.1 La comunicación de denuncias a través del Canal Ético se realizará desde la web de la filial https://www.nologin.es/es/about en su apartado canal de denuncias

https://nologin.factorialhr.es/complaints que estará a disposición de manera permanente para los potenciales denunciantes. Las comunicaciones recibidas a través de este canal referidas a Grupo LMI y sus filiales españolas, serán tratadas de manera independiente.

5.2. El denunciante deberá incluir en la comunicación todos los datos solicitados, de conformidad con lo establecido en el artículo anterior. En este sentido, se hace constar expresamente que no se admiten las denuncias anónimas.

Artículo 6. Recepción de las denuncias

6.1. Todas las denuncias que se envíen a través del Canal Ético de Grupo LMI serán recepcionadas por el Compliance Officer del Grupo LMI

6.2. A cada una de las denuncias recibidas a través del Canal Ético se le asignará un número de referencia único con el que poder identificarla a lo largo de toda su tramitación.

6.3. Una vez recibida, el Compliance Officer se pondrá en contacto con el denunciante a efectos de confirmarle la correcta recepción de su denuncia. El denunciante tendrá derecho a saber en todo momento en qué estado o fase del procedimiento de tramitación se encuentra la denuncia que ha remitido.

Artículo 7. Admisión a trámite de las denuncias

7.1. En el plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la recepción de la denuncia, el Compliance Officer realizará un examen sobre los hechos denunciados y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés.

7.2. Una vez examinada la denuncia, el Compliance Officer tomará una decisión sobre la procedencia de admitir (o no) a trámite la denuncia y las motivaciones de esta decisión.

7.3. El Compliance Officer únicamente podrá acordar la no admisión a trámite cuando

(i) los hechos denunciados no se refieran a alguna de las personas comprendidas en el ámbito subjetivo antes indicado y/o cuando

(ii) los hechos denunciados no estén incluidos en el ámbito objetivo del Canal Ético.

7.4. En el supuesto de que la denuncia sea inadmitida por no estar los hechos incluidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el Compliance Officer podrá dar traslado de los hechos a los órganos en cada caso competentes para que den respuesta a la denuncia formulada a través de otros procedimientos internos establecidos a tal efecto por el Grupo LMI y/o sus filiales.

7.5. Se hace constar expresamente que el incumplimiento de requisitos formales no será óbice para la admisión a trámite de la denuncia. No obstante lo anterior, en caso de que la denuncia se haya remitido con carácter anónimo o falseando la identidad del denunciante y no se haya aportado ninguna prueba indiciaria sobre la veracidad de los hechos denunciados, el Compliance Officer estará facultado para inadmitir a trámite la denuncia.

7.6. Una vez adoptada la decisión sobre la admisión a trámite, el Compliance Officer comunicará tal decisión a la persona denunciante dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de resolución.

Artículo 8. Investigación de las denuncias

8.1. En el mismo acto en que se admita a trámite la denuncia, el Compliance Officer decidirá cómo se realizará el proceso de investigación de los hechos denunciados de cara a acreditar la veracidad y realidad de los mismos y analizar sus posibles consecuencias.

8.2. El Compliance Officer podrá realizar cuantas actuaciones estime oportunas para el esclarecimiento de los hechos, incluyendo, entre otros, el acceso a documentación, entrevista con el denunciante y con el denunciado, entrevista de testigos, realización de auditorías específicas y contratación de peritos o asesores externos.

8.2. En cualquier caso, todas las actuaciones que se realicen en el marco de la investigación de la denuncia respetarán los derechos fundamentales, garantizando la licitud de las pruebas obtenidas.

Artículo 9. Audiencia al denunciado

9.1. Paralelamente, en el momento de apertura de la fase de investigación, el Compliance Officer informará al denunciado de la recepción de la denuncia, del tratamiento de sus datos personales que figuran en ella, de la decisión de abrir una investigación y, en su caso, de los resultados preliminares de la investigación.

9.2. En aplicación del principio de contradicción y presunción de inocencia, deberá darse audiencia al denunciado para que pueda aportar la información y documentación necesaria para su defensa, a través de cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

9.3. Esta comunicación al denunciado podrá retrasarse con carácter excepcional, siempre que así lo decida el Compliance Officer, cuando existan sospechas fundadas y objetivas de que la comunicación al denunciado podría comprometer la investigación o exista riesgo de destrucción de pruebas.

Artículo 10. Propuesta de resolución

10.1. Una vez finalizada la investigación, el Compliance Officer elaborará un informe con las conclusiones obtenidas durante la misma en el plazo de un (1) mes desde la fecha de admisión a trámite de la denuncia. Este plazo podrá prorrogarse en los casos de especial complejidad de la investigación y hasta un plazo máximo de dos (2) meses desde la admisión a trámite de la denuncia.

10.2.  Este informe deberá contener -al menos- los siguientes extremos:

• • Copia de la denuncia (fecha de recepción, hechos denunciados…).
  • Descripción de las actuaciones realizadas en el marco de la investigación, resultados obtenidos y medidas previas adoptadas.
  • Declaración del denunciado y, en su caso, del denunciante y pruebas aportadas por cada una de las partes.
  • Propuesta de resolución de la denuncia (bien mediante su archivo o mediante la adopción de medidas disciplinarias).

10.3.  A efectos aclaratorios, se hace constar que la propuesta de resolución efectuada por el Compliance Officer no será vinculante para el órgano competente para la resolución de la denuncia, según se indica en el artículo siguiente.

Artículo 11. Resolución de las denuncias

11.1.  Para garantizar la imparcialidad e independencia en las distintas fases de la tramitación de la denuncia, la decisión final sobre el archivo de la denuncia o la aplicación de medidas disciplinarias corresponderá al Consejo de Administración de Grupo LMI o al Consejo de Administración de la filial correspondiente.

11.2.  El Compliance Officer elevará el informe de conclusiones y la propuesta de resolución - en el plazo de cinco (5) días hábiles - al órgano encargado de tomar la decisión final sobre el archivo de la denuncia o, en su caso, la adopción de medidas disciplinarias.  

11.3.  El archivo de la denuncia sólo será posible cuando, a juicio del Consejo de Administración correspondiente, los hechos denunciados o su autoría no hayan quedado suficientemente acreditados o éstos no constituyan una conducta subsumible en el ámbito objetivo del Canal Ético.

11.4.  Una vez adoptada la decisión de resolución, que deberá constar por escrito y estar suficientemente motivada, el Consejo de Administración correspondiente informará al Compliance Officer de la resolución adoptada.

11.5.  Asimismo, el Compliance Officer deberá informar del resultado de la resolución de la denuncia al denunciante y al denunciado en el plazo de cinco (5) días hábiles.

Artículo 12. Adopción de medidas

12.1.  En el supuesto de que el Consejo de Administración correspondiente decida adoptar medidas disciplinarias, el Compliance Officer informará de este hecho al órgano que, en cada caso, tenga competencia para su ejecución.

12.2. Las medidas disciplinarias o correctivas que, en su caso, se adopten deberán ser efectivas, proporcionadas y disuasorias y se aplicarán siempre con pleno respeto a la normativa que resulte de aplicación y a los derechos fundamentales de la persona sancionada.

12.2. Finalmente, en el supuesto de que el hecho denunciado constituya un ilícito penal, el Compliance Officer lo pondrá en conocimiento de las autoridades policiales o judiciales de manera inmediata.

Título III.  Garantías del Canal Ético

Artículo 13. Confidencialidad 

13.1. Grupo LMI y sus filiales garantizan la máxima confidencialidad con respecto a todos los datos recabados en el marco del Canal Ético y, en especial, en relación con la identidad del denunciante.

13.2. Para salvaguardar la referida confidencialidad, las personas implicadas en la tramitación de las denuncias firmarán un acuerdo de confidencialidad específico.

13.3. Asimismo, se hace constar que el derecho de acceso concedido por la normativa sobre protección de datos de carácter personal se limitará a los propios datos, no teniendo acceso en ningún caso el denunciado a los datos identificativos del denunciante.

Artículo 14. Gestión de conflictos de interés

14.1. En caso de que el Compliance Officer del Grupo LMI esté implicado en los hechos denunciados, el denunciante podrá remitir su comunicación directamente a la atención de: CEO, Avda. de Ranillas 1D- 3G o a través de la dirección de correo electrónico: bod@nologin.es. En este caso, la tramitación seguida será la indicada en el presente documento, con las siguientes particularidades:

• • La decisión de admisión a trámite, investigación y propuesta de resolución corresponderá al Comité de Dirección de Grupo LMI o la filial correspondiente.
  •  La decisión y, en su caso, adopción de medidas disciplinarias, corresponderá al Consejo de Administración correspondiente.

14.2.  Asimismo, en el supuesto de que alguno de los miembros de los restantes órganos o departamentos implicados en la gestión de las denuncias esté relacionado en los hechos denunciados, se articularán los mecanismos necesarios para que, en ningún caso, tenga conocimiento de la identidad del denunciante, absteniéndose de participar en la gestión de la denuncia.

14.3.  Se considera, a título ejemplificativo, que concurre un conflicto de interés en los siguientes casos:

1. 1. Estar implicado en los hechos denunciados o tener un interés personal o profesional en los mismos.
   2. Tener parentesco de consanguinidad dentro del cuarto grado o de afinidad dentro del segundo, con el denunciante o denunciado.
   3. Tener amistad íntima o enemistad manifiesta con el denunciante o denunciado.

14.4.  La persona en la que se den algunas de las circunstancias señaladas en el punto anterior lo comunicará de manera inmediata al Compliance Officer del Grupo LMI, quien resolverá sobre la efectiva existencia de conflicto de interés en el plazo de cinco (5) días hábiles previos los informes y comprobaciones que considere oportunos.

14.5. La falta de comunicación de los posibles conflictos de interés o la no abstención en los casos en que así se haya acordado por el Compliance Officer dará lugar a la responsabilidad de la persona en la que concurra dicho conflicto.

14.6. No obstante lo anterior, la actuación de las personas en las que concurran motivos de abstención no implicará, necesariamente, la invalidez de los actos en que hayan intervenido.

Artículo 15. Ausencia de represalias

15.1. Se prohíbe rotundamente la adopción de cualquier tipo de represalia, penalización o menoscabo contra aquellas personas que remitan una denuncia de buena fe a través del Canal Ético.

15.2. Grupo LMI y sus filiales articularán los mecanismos y procedimientos necesarios en cada caso concreto para garantizar la indemnidad del denunciante de buena fe, sancionando adecuadamente cualquier tipo de represalia que, en su caso, pudiera sufrir como consecuencias de la denuncia remitida.

Artículo 16. Denuncias de mala fe

16.1. Se entenderá que una denuncia se ha formulado de buena fe cuando esté basada en indicios o creencias razonables y no esté motivada por un ánimo de venganza o de causar un perjuicio al denunciado.

16.2. Por el contrario, se tomarán las medidas disciplinarias o de otro tipo que, en cada caso, se estimen oportunas contra aquellas personas que hayan interpuesto una denuncia con conocimiento de su falsedad o manifiesto desprecio a la verdad o con el único objetivo de causar un perjuicio a la persona denunciada.

Artículo 17. Protección del denunciado

17.1. La tramitación de las denuncias y de la correspondiente investigación se realizará en todo caso respetando los derechos fundamentales del denunciado y, en particular, el principio a la presunción de inocencia, el principio de contradicción y el derecho a un proceso con todas las garantías.

17.2. Para poder hacer efectivos estos derechos, en caso de admisión a trámite de una denuncia, el denunciado será informado de la existencia y contenido de la denuncia y se le dará audiencia para que pueda alegar y probar, a través de cualquier medio admitido en Derecho, lo que estime oportuno para la defensa de sus intereses.

Artículo 18. Protección de datos de carácter personal

18.1. El responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que se recaben en el marco del Canal Ético como consecuencia de la denuncia y, en su caso, la correspondiente investigación es Lost Mountain Investments S.L., con C.I.F B-99320483 o Nologin Consulting, S.L.Unipersonal, con C.I.F. B-50856913 ambas con domicilio social en Avda. de Ranillas 1D, 50018 Zaragoza (España) y Nologin Oceanic Weather Systems, S.L.Unipersonal, con C.I.F.B-72756828 con domicilio en C/ Lope Gómez de marzo, s/n – Campo Sur, 15705 Santiago de Compostela (A Coruña).

18.2.  Los datos personales recabados en el marco del Canal Ético serán los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias recibidas y, en su caso, investigar los hechos denunciados. Dichos datos serán tratados con esa exclusiva finalidad y no serán utilizados para finalidades incompatibles.

18.3.  La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de carácter personal recabados en el marco del Canal Ético es el interés legítimo del responsable del tratamiento de dar cumplimiento a las exigencias en materia de cumplimiento legal y normativo, especialmente aquellas relacionadas con la posible responsabilidad penal de las personas jurídica, en relación con el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

18.4.  La información que se recabe en el contexto de la investigación de una denuncia podrá ser comunicada al Compliance Officer del Grupo LMI, al Consejo de Administración correspondiente o a otras áreas implicadas en la tramitación, con la exclusiva finalidad de gestionar la denuncia en cuestión. Asimismo, dicha información podrá ser comunicada a las autoridades policiales o judiciales, cuando así sea requerido por estas o cuando los hechos denunciados constituyan un ilícito.

18.5.  Los datos tratados en el marco del Canal Ético se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados y, en su caso, mientras se desarrolle el proceso de investigación y resolución de las denuncias presentadas. En todo caso, transcurrido el plazo previsto en la normativa de protección de datos, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Programa de Cumplimiento Normativo.

18.6.  En todo caso, las personas cuyos datos se recaben en el marco del Canal Ético podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y otros legalmente reconocidos a través de la dirección de correo electrónico dpo@nologin.es al que tienen acceso el Delegado de Protección de datos del Grupo empresarial. Se hace constar expresamente que el derecho de acceso está limitado a los propios datos de carácter personal, no teniendo acceso el denunciado - bajo ninguna circunstancia - a los datos identificativos del denunciante.

18.7.  Asimismo, en caso de considerar vulnerado el derecho a la protección de datos personales, se podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Título IV. Disposiciones finales

Artículo 19. Documentación

19.1. Todas las actuaciones llevadas a cabo en el marco de la tramitación e investigación de una denuncia, así como las decisiones adoptadas por el Compliance Officer del Grupo LMI y por los órganos competentes para la resolución de las denuncias deberán ser debidamente justificadas y documentadas, según el caso, en un informe o acta firmada por todos los asistentes.

19.2. Grupo LMI contará con un Libro de Registro de todas las denuncias que se han tramitado, así como de la forma que se han hecho, los plazos y las decisiones que se han tomado.

Artículo 20. Difusión y comunicación

20.1. El Reglamento del Canal Ético será debidamente comunicado a los potenciales denunciantes y denunciados, mediante una campaña de divulgación, entre los miembros de Grupo LMI y sus filiales y otros grupos de interés incluidos en el ámbito subjetivo.

20.2. Este documento permanecerá a disposición de los potenciales denunciantes y denunciados de manera permanente a través de la página web de la filial Nologin Consulting S.L.Unipersonal. Asimismo, podrá solicitarse una copia en papel del mismo al Compliance Officer del Grupo LMI.

Artículo 21. Interpretación y revisión

21.1. La interpretación de lo dispuesto en este Reglamento del Canal Ético corresponderá al Compliance Officer, quien revisará sus disposiciones con carácter periódico y podrá proponer las adiciones y modificaciones que, en cada momento, considere oportunas para su actualización.

Artículo 22. Aprobación y entrada en vigor

El Reglamento del Canal Ético fue aprobada inicialmente por el Consejo de Administración de Nologin Consulting, S.L. en fecha 2 de septiembre de 2019, entrando en vigor al día siguiente de su aprobación. En fecha 15 de diciembre de 2021 fue aprobada la ampliación del Programa de Compliance al Grupo LMI y el 28 de abril de 2022 se presenta la actualización del mismo siendo aprobada por el por el Consejo de Administración de Lost Mountain Investment, S.L.,  entrando en vigor al día siguiente.

Este documento ha sido revisado por el Compliance Officer, en la fecha que consta al inicio del documento, en cumplimiento de su cometido de mantener actualizada la documentación y adaptando su contenido a la directiva Whistleblowing, que entró en vigor el 13 de marzo de 2023, sin que afecte a  ningún punto esencial del mismo.